Selamlar!

Bu yazımda kullandığım ve/veya önerdiğim, freelance çalışanlar için verimlilik araçlarını sizlerle paylaşacağım. Bir çoğunu biliyorsunuzdur veya mutlak duyduğunuzu düşünüyorum. Yinede henüz tanışmamış veya yeni tanışmış ve nasıl kullanacağına dair fikri olmayan takipçilerime bu yazının yardımcı olacağını düşünüyorum. Uzun olacağından dolayı yazı dizisi olarak yapmaya karar verdim. Her yazıda en az iki adet uygulama ve/veya servisi sizlere tanıtacağım.

Keyifli okumalar dilerim.


Trello

Kısaca, web ve mobil platformları destekleyen (masaüstü, Linux ve Mac için unofficial uygulamalar da  mevcut), güçlü, esnek ve oldukça basit kullanımı olan proje yönetim sistemidir. Oldukça popüler ve kullanımı ücretsizdir. Trello Gold ve Business Class olarak ücretli kullanımı da mevcuttur.

Trello’yu kullanmak oldukça basit ve kullanım alanı oldukça geniştir. İşiniz için kullanabilirsiniz, kişisel gelişiminiz için kullanabilirsiniz hatta aileniz ile ev işleri ve harcamalarınızı organize etmek için bile kullanabilirsiniz. Ben size freelance çalışanın nasıl kullanabileceğine dair bir örnek vereceğim.

Trello Vesaire Şirketi Web Sitesi Panosu

“Vesaire Şirketi Web Sitesi” adında bir pano oluşturuyorum ve bu panonun içine “Yapılacaklar, Yapılanlar, Yapılmış Olanlar” şeklinde 3 adet liste oluşturuyorum. Yapılacaklar kısmına da bu iş için yapacağım işleri içeren kartları ekliyorum. Örneğin web geliştiricisiniz, Front-end kısmında yapacağım sayfaları yazıyorum veya bu yaptığım işe ait sonradan çıkan sorunları yazıyorum. O karttaki işi yapacağım zaman o kartı “Yapılanlar” kısmına sürüklüyorum ve işi bitirdiğimde kartı “Yapılmış Olanlar” kısmına ekliyorum. Böylelikle Bir den fazla soruna değil tek bir soruna odaklanarak daha verimli bir çalışma oluşturmuş olmak ile beraber neyi yaptığımı ve neyi henüz yapmadığımı da görmüş oluyorum. Bu verdiğim örnek en temel örneklerden biridir ve ilk panonuz içinde Trello tarafından bu “Yapılacaklar, Yapılanlar, ve Yapılmış Olanlar” listeleri otomatik olarak gelmektedir. Bu örneği farklı iş ve amaçlara uyarlayarak kullanabilirsiniz. Son olarak bu oluşturduğunuz panoya çalışma arkadaşlarınızı veya müşterinizi ekleyebilirsiniz.

Hemen hızlıca bundan da bahsetmek istiyorum. Trellodaki panolarınıza takımınızı ekleyebilirsiniz. Her hangi bir karta takım üyenizi ekleyerek hangi kartı (işin) kimin yapacağını belirleyebilir ve o karttan sorumlu olan arkadaşların, o kart (iş) ile ilgili iletişimini kartın yorum kısmı ile sağlamasını sağlayabilirsiniz.

Trello Kartı

Trello Kartı 2

Oluşturduğunuz panoda yer alan kartlara “Bitiş Tarihi” ekleyerek işlerinizi deadline tarihine uygun şekilde yayabilirsiniz. Yukarıda paylaştığım resimde 10 Tem, 9 Tem gibi yazıları görmüşsünüzdür. Bu yazılar kartın bitiş tarihlerini göstermektedir. Arka planı sarı olan kartın bitiş tarihinin yaklaştığını, arka planı kırmızı olan kartın bitiş tarihinin geçtiğini, arka planı yeşil olan kartın bitiş tarihinin tamamlanmış olarak işaretlendiğini ve arka plan rengi olmayan kartın ise bitiş tarihine daha var olduğunu tasvir etmektedir.

Ayrıca her kart içine istediğiniz kadar “Kontrol Listeleri de” ekleyebilirsiniz. Yukarıda paylaştığım resimde home.html ve single.html kartında yer lan checkbox ikonu ve yanındaki rakamlar kart içinde bulunan kontrol listelerindeki tamamlanmayı bekleyen ve tamamlanan taskları temsil etmektedir. Tüm tasklar bittiğinde single.html’deki gibi yeşil bir arka plan alarak bu karttaki tüm taskları bitirdiğimizi tasvir etmektedir.

Trello Power-Up lar

Trello Custom Fields

Trellonun en iyi özelliklerinden biride Power-Up’lar dır. Bir çok popüler uygulama ve servisi panonuza entegre edebilirsiniz. Ücretsiz sürümde 1 adet Power-Up ekleme sınırı koyan Trello, Gold sürümünde bu sayıyı 3’e, Business Class sürümünde ise sınırı kaldırmaktadır.

Ben ücretsiz sürümü kullanan arkadaşlar için kesinlikle “Custom Fields” Power-Up özelliğini kullanmalarını öneririm.
Nedir bu “Custom Fields” özelliği diye soracak olursanız. Adından da anlaşıldığı üzere kartlara özel alanlar oluşturmamızı sağlıyor. Yazı alanı, sayı alanı, onay kutusu, tarih alanı ve seçim alanı olmak üzere 5 farklı özel alan seçeneği mevcuttur. Özel alan seçenekleri birden fazla kullanılabilmektedir ama her pano için sadece 5 adet özel alan ekleyebilirsiniz.

 

Size Trello kullanımı ile ilgili bir adet daha örnek sunmak istiyorum. Bu örnek yukarıdakinden farklı olarak daha az pano ve liste oluşturarak ekranımızda ki karmaşayı azaltacaktır. Her yaptığı veya yapacağı şeyi kart olarak oluşturmak istemeyen arkadaşlar bu şekilde de kullanabilir.

“İşler” veya “Works” isminde bir pano oluşturuyorum ve “Yapılacaklar, Bitmiş Olanlar” gibi listeler oluşturuyorum. “Vesaire Şirketi Web Sitesi” işini “Yapılacaklar” listesine kart olarak oluşturuyorum. Bu oluşturduğum kart içine “Yapılacak Sayfalar, Sorunlar, Düzenlemeler” gibi kontrol listeleri oluşturuyorum. Müşterinin ilettiği brif’leri de kartın açıklama kısmına yada karta yorum olarak yazıyorum. “Custom Fields” özelliği ile yukarıda paylaştığım “Trello Custom Fields” resmindeki gibi müşteri adını, işin ücretini ve bilmem gereken temel bilgileri giriyorum. Böylelikle bir işi sadece tek bir kartta topluyorum. Benim için bu kullanımın en büyük avantajı Trello entegrasyonu olan PomoDoneApp ile tek bir kart olduğu için hangi karta (işe) kaç pomodoro harcadığımı ölçebiliyor ve karta (işe) harcadığım toplam süreyi takip edebiliyorum. (PomoDoneApp uygulamasını ve Pomodoro tekniğini aşağıda açıklayacağım)

Trello ile ilgili anlatacaklarım şuan için bu kadar. Kendiniz üye olup deneyebilir ve örnek olarak oluşturduğum panoya buradan ulaşabilirsiniz.

Son olarak Trello’yu masaüstü, Linux ve Mac bilgisayarlarda kullanım için 1000ch kullanıcı adına sahip github kullanıcısı tarafından geliştirilen whale isimli unofficial trello uygulamasına bu linkten ulaşabilirsiniz.

PomoDoneApp

Bu uygulamayı tanıtmadan önce uygulamanın temelini oluşturan pomodoro tekniğini açıklamak istiyorum.

Pomodoro Zamanlayıcısı

Pomodoro Tekniği: Francesco Cirillo tarafından geliştirilen ve temeli kısa süreli çalışma seansları ve bu seansların ardından kısa süreli molaları içeren bir tekniktir. Bu tekniği kullanmak için kalem ve kağıt yeteceği gibi tamamen bu teknik üzerine geliştirilmiş onlarca web, mobil ve masaüstü uygulamaları da bulabilirsiniz. PomoDoneApp uygulaması da bunlardır biridir.

Tekniği kısaca anlatmak gerekir ise, 25 dakikalık çalışma seansları ve her seanstan sonra 5 dakikalık molaları içeren bir tekniktir. Bu teknikte her çalışma seansı 1 pomodoro eder. 4 pomodoro tamamlandıktan sonraki mola 15 dakika (ideal) ile 30 dakika (bunu siz belirleyebilirsiniz) arasıdır. Bu teknik benimde uzun zamandır kullandığım ve tam anlamıyla verim alabildiğimi düşündüğüm bir tekniktir. Bu tekniği kullanırken dikkat edilmesi gereken en önemli nokta 25 dakikalık çalışma seanslarında kendinizi tamamen işe vermek. Ne fazla ne de az. Tam olarak 25 dakikanızı çalışmaya ayırmaktır. Tabi telefon çalar, lavaboya gitme ihtiyacı hissedersiniz veya su içmek istersiniz ahh gitti pomodoro diye bir şey yok. Uzun olmamasına dikkat ettiğiniz sürece 25 dakikalık süreyi durdurarak ihtiyaçlarınızı gidermeniz verimliliğinizi düşürmeyecektir. Tabi bazen de araları istemeden atlayabilirsiniz. (çoğu zaman istemeden de olsa 1 pomodoro benim için 30 ~ 40 dakika olduğu oluyor 🙂 ) Dinlenme aralarını kaçırdığınızda eğer çalıştığınız süreyi müşterinize sunmayacak iseniz 1 pomodoro olarak sayabilirsiniz.

 

PomoDoneApp Zamanlayıcısı

PomoDoneApp İkonu

PomoDoneApp, pomodoro tekniğini kullanmanızı kolaylaştıran, pomodoro sürelerini kayıt eden ve raporlayan bir uygulamadır. Ücretsiz sürümü olmasıyla beraber, 3 adet ücreli hesap tipide mevcuttur. İnternet’te “pomodoro uygulaması” araması yaparak bulacağınız onlarca uygulamadan farklı olarak Windows, Linux, Mac, Android ve web uygulaması mevcuttur. Ayrıca trello, asana, todoist, wunderlist ve hatta evernote gibi bir çok uygulama ile uyumlu çalışabilmektedir.

 

Örneğin, Trello hesabınızı uygulamaya bağlayarak tüm pano, liste ve kartlara erişebilir ve bu kartlara pomodoro tekniğini uygulayabilirsiniz. Böylelikle hangi kart (çalışma) için kaç pomodoro harcadığınızı ve tam olarak ne kadar süre ayırdığınızı ölçebilirsiniz. Uygulamanın sesli uyarıları ile araları ve aralardan sonraki çalışma seanslarını kaçırma durumunu azaltabilirsiniz. Çalıştığınız sürede ne yaptığınızı pomodoro süresine yazabilir ve hangi zaman ne yaptığınızı, o yaptığınız şey için ne kadar süre harcadığınızı ölçebilirsiniz. En güzel özelliklerinden biri de kaçırdığınız aralarda oluşan süreyi veya pomodoro tekniğini kullanmadığınız zamanlardaki çalışmalarınızı manuel olarak ekleyebiliyorsunuz.

Eğer bu uygulamanın gelişimi için bir fikriniz var ise geliştiricilere bu adresten fikrinizi iletebilirsiniz.